E-mailek rendszerezése – 31. spórolási tipp

E-mailek rendszerezésével, pontosabban a rendszerben tárolt e-mailekkel rengeteg időt tudsz megspórolni, én már csak tudom mert nagyon nagy mennyiségű e-mailt kezelek. Ahogy egy rendetlen lakásban sok-sok idő elmegy egy-egy dolog megkeresésével, én ezt is tudom. Ugyan így, ha az e-mailes fiókodban sem tartasz rendet, rengeteg idő elmegy egy-egy levél megkeresésével, sajnos ezt is tudom. Már pedig az idő legalább olyan értékes, mint a pénz.

Így érdemes némi rendszert és átláthatóságot kialakítani, különösen, ha sok levelet kapsz, nap, mint nap…

Tehát először is alakíts ki a saját rendedet, mi történjenek az e-mailekkel a beérkezésük után:

• Melyek azok, amiket olvasás után pl. egy hírlevél, amit akár olvasatlanul törölsz pl. facebook rendszer üzenetek.
• Mik azok, amire gyorsabb, egyből válaszolsz és beteszel egy mappába, színekkel, címkékkel jelölve.
• Melyek azok a levelek, amelyekre, csak odafigyelve, az arra rászánt időben tudsz válaszolni?

Sokkal könnyebben megtalálsz egy-egy levelet, ha mappáid vannak, bár szerencsére a gmailnek (amit én használok) nagyon jó keresője, csak legalább egy konkrét dologra emlékezz a levélből. További segítséget nyújt, ha címkézel és színekkel is jelölsz bizonyos szabályok szerint.

Én például a beállított számlaleveleket, amikor bejönnek, sárgával jelzem, de amikor beállítom az utalást vagy ténylegesen el is utalom, zöld színnel jelzem már, így tudom mi az, amit kifizettem már, és mi az, amit nem.

Ha valamelyik levélben egy fontos határidő van, akkor egyből beírom a naptáromba a gmail-en keresztül. Minden használatban lévő készülékem össze van szinkronizálva, így mindent egy helyen látok.

Alakíts ki egy számodra hasznos rendszert, még időben. Én bele estem abba a hibába, hogy már majdnem megtelt a gmail fiókom, és csak ekkor kezdtem rendet vágni, még nem értem a végére, de szerencsére jó úton haladok, de a túl sok felhalmozott információt, megfelelően kezelni sokkal nehézkesebb, mint egy jó rendszert kialakítani.

Vágj bele minél hamarabb, ha téged is elárasztanak az e-mailek!